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      郵件攔截規則與防止郵件意外攔截的幾個知識點

      對于外貿企業,郵箱是公司的主要與客戶溝通交流工具。但是由于條件限制,很多時候郵件會受限。許多外貿人,他們辛辛苦苦找的客戶,照著聯系方式的郵箱發了開發信之后,就石沉大海了。如果運氣好,還能收到一些回信——系統退信。很多人不理解為什么許多開發信沒有回音。其實不是因為客戶看不上,而是客戶壓根就沒收到,你被反垃圾郵件系統攔截了!

       

      根據反垃圾郵件系統的機制什么樣的郵件會被判定為垃圾郵件呢?國際電子郵件協會的判定規則:

      1)未經收件人允許的在一段時間內,發送頻率過快,內容重復度過高;

      2)對方未訂閱但發件人發送附件的;

      3)郵件中含有SPAM高頻詞

      一封郵件,從發送到最后收到,必然要經過以下的路徑: A方郵件客戶端,A方郵件服務器,B方郵件服務器,B方郵件客戶端。其中,如果A使用的是企業郵箱,那么A的郵件由企業郵箱服務器發送給B;如果A使用的是公共郵箱,如網易,那么A的郵件由網易郵箱服務器發送給B。而B方郵件服務器則會對來信的每一個IP每一個郵件服務器進行評級,過審的郵件才會投遞到B的郵件客戶端,B才能看到。

       

      因此,我們寫開發信時,一定要注意以下幾點:

      一、盡量使用企業郵箱

      我們建議發國外開發信盡量不要使用主域名企業郵箱發送,因為公共郵箱服務器上承載的郵件賬號太多了,可能之前有很多其他人的郵件賬戶都發過未經接收方許可的垃圾郵件,不利于郵件服務器的評級,而且發送開發信多了,會損害域名的信譽度企業郵箱在海外高信譽度上還是網易企業郵箱,也就是你的用戶名@你公司網站域名。這樣是一個干凈的無不良記錄的郵件服務器。國外服務商在針對海外收發上做得非常好的郵件廠商就是網易了,辦理網易企業郵箱就找深圳市創易網絡技術有限公司

       

      二、發信給同一郵件服務器的頻率不要過高

      每臺上網的電腦都有一個唯一的全球互聯網IP(類似手機號碼),這個IP同樣會影響郵件的到達率。因為hotmail等郵件服務商對短時間內來自同一個IP的郵件是有限(手動和諧)制的。所以,在發送開發信時要注意,收件人列表一定要混雜不同郵件服務商,比如hotmail跟Gmail等混雜到一起,順序打亂。

       

      三、盡量避免收件人郵箱賬號都是同一種類型

      現在很多企業都是共享上網的,整個公司只有一個公網IP地址,假如你們公司有20個外貿業務員,每個業務員每天發送100封開發信,那么每天2000封郵件量就都算在這個IP頭上。如果不幸你們的收信人大多是hotmail的,那么Hotmail郵件服務商就有可能拉黑你們的企業郵箱賬號。

       

      四、別用爛大街的模板

      有些模板是有可取之處的,但大多數的爛大街的模板千萬不要套用。你得明白,已經有無數人用過這套經典模板,無數封經典模板開發信被郵件服務商識別為垃圾郵件,無數客戶厭倦了這些一成不變的套路,以前剛開始也許還有用,現在啥用都沒了!所以,你沿用爛大街的模板,不是去躺槍嗎?此外,你跟公司的其它外貿業務員很可能共用一個IP,所以,你的開發信千萬別直接套用他們的,你們IP一致內容還一個樣,郵件服務商不封你封誰?

       

      五、郵件的主題和內容要盡可能快地切換

      也是為了防止短時間內發出的郵件的內容相似度太高。所以你平時可以多準備一些自己親手去寫的、專屬于自己的模板。在一篇郵件的內容里,同一個關鍵詞也盡量不要重復!

       

      六、別用附件、別用圖片、別帶超鏈接(網址)和聯系方式

      對客戶來說,你是陌生人,你的郵件是待識別的陌生郵件,只有他設你為白名單,或者回復你后,你才能用附件之類的。第一封郵件的正文真別添加附件,最好不要加圖片、鏈接,必須加,一定要讓圖片很小,500K以內,并且調整好圖片大小;鏈接只能加谷歌推特等國際化的網址鏈接,不巧的是,你們的企業網站和阿里巴巴旺鋪網站都不是安全網站。其實聯系方式這種玩意,在開發信里不該出現,因為你的郵箱地址本身就是一種聯系方式。弄那么多聯系方式,客戶對產品感興趣時,該跟誰聯系呢?如果是跟你聯系,那其它聯系方式你不是白加了嗎?白加就不要加了吧。

       

      七、別碰違禁詞

      根據國外網絡服務商godaddy的統計,與銷售有關的SPAM高頻詞通常有:Free, Discount, Oppotunity, Win,Winner, Cheap, Deal, Debt, Income, Insurance, Loan, Money, Mortgage, Price,Rate, Profit, Save, Merchant, Stock, Act Now, All New, Call Now, Subscribe Now,Million, Dollars, Opportunity, Compare, Check, Cash, Bonus, Credit, Loans, Buy,Direct, Get Paid, Order Now, Specializing, Specialized, Offer, Please Read,Don't Delete, Special Promotion, Satisfaction Guaranteed, You've Been Selected.

       

      八、內容要簡潔明了

      能用100字說完的事,別用1000字。客戶只需要了解你的產品是啥,核心賣點是啥,至于你們公司的發展歷史,who care?我通常喜歡開頭用一句話有關于行業的、貼近生活的話,切入主題,然后談我對行業以及客戶的了解(用一兩句話以吸引關注、讓他們對我的專業度放心),然后再講我是做什么產品,核心優勢是啥(包括我們有哪些大客戶),最后告訴對方如果有興趣就聯系我。

       

      九、親自測試

      寫完開發信后,你用自己的工作郵箱,給自己的私人郵箱發一次試試,看看會不會被列為垃圾郵件。比如你用的是企業郵箱,而客戶是Gmail,那你就先寄給自己的私人Gmail郵箱試試。如果被退信或者開發信進了垃圾箱,那就趕緊修改,別猶豫。

       

      以上由深圳市創易網絡技術有限公司(www.t1661.com整理發布。創易網絡致力于為國內企業提供全方位的專業互聯網應用服務,2012年創易網易達成戰略合作,目前是網易在華南地區指定5A級全國經銷商,提供高效、快速、安全、穩定、和高品質的企業郵箱服務同時創易網絡攜手微軟、騰訊打造企業協同、溝通與企業客戶管理信息一體化,更有企業自主一站式智能建站、小程序、慧之聲智能語音機器人等服務,為企業贏得網絡信息時代添磚加瓦保駕護航。


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